常德市石门县教育局 陈红平

    会计档案是记录和反映经济的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。加强和优化会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。结合从事县教育局机关多年的会计档案收集保管实践经历，笔者谈谈加强和优化会计档案管理之管见。

    一、强化会计档案管理意识。要提高会计档案管理水平，首先应从意识上着手，必须让领导层意识到会计档案管理对于整个单位的重要性，让领导层深刻了解会计档案对整个单位经济活动和生产经营的重要影响，提高档案意识，务必将会计档案工作纳入财务管理工作的议事日程上。从事会计档案管理的人员也应强化档案管理意识，明白会计档案不仅是对单位提供信息保障，还是对单位财务工作的监督检查；不仅是维护正常经济、工作秩序的法定书证，也是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。

    二、会计档案管理应专人负责。对于一些小型单位、学校可由一名财务人员专职或兼职会计档案的管理工作，但出纳人员不得兼任此项工作。由财务人员做这项工作，能很好地把握会计档案工作中的细节，能按会计工作流程将会计档案整理成册，不易造成编号混乱，利于查找。如单位档案不是很多，也可由财务人员将财务档案整理归档后，统一交由档案室分别归柜存放。负责会计档案整理的人员除了熟悉财务的处理流程外，还应学习档案管理知识，参加上一级档案部门组织的业务培训，这样才能不断提高自身水平，将会计档案管理工作做得更好。

    三、强化档案管理队伍的建设。为了提升会计档案管理工作开展的质量，单位需要进一步强化档案管理队伍的建设，一方面要有效确定专业会计档案管理人员，强化管理的针对性，要对会计档案管理人员进行系统的培训指导，提升其档案管理的专业技能，要求会计档案管理人员具备必需的业务培训能力并取得相应的证书，持证上岗，同时，单位还要积极聘请或者邀请专业的人员做系统的检查指导，从而让单位的会计档案管理更加规范化。

    四、规范会计档案立卷保管。一是规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。二是规范会计档案保管。已建立综合档案室的单位，财务部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财务部门妥善保管，但要由专人负责。

    五、强化会计档案监督管理。一是在单位内部做好档案管理以及保密工作的自查，让相应的管理工作能够严格按照程序要求进行，并针对性地做好查阅登记工作，如果存在档案交接的情况，一定要做好记录，并做好清点手续，同时也要积极做好登记造册，从而有效保障单位会计档案的安全性。而且各个执法部门要加强对各单位档案管理情况的指导、监督和检查，形成制度化。

    六、实施会计档案数字化建设。单位应加快数字档案室建设进程，构建起一套完整的数字档案收集管理系统，利用该系统提高档案收集与管理水平。在档案收集方面，管理人员可依托该系统，按照不同类型的档案，对无限层级树形目录结构进行自定义，从而实现档案的集中存储。在档案收集管理中，录入是一项较为重要的工作，该系统为档案管理人员提供灵活的数据录入方式，如列表式多行录入、卡片式录入等。此外，该系统还能对档案的利用情况进行统计，如利用次数、利用目的等，在档案检索中采用光学字符识别技术，由此能大幅度提升检索速度。

    总之，想要强化会计档案管理工作的质量，就需要从多个角度全面进行管控和建设，让会计档案管理工作更加系统、高效。