常德市卫生计生委  唐娟

    摘要：档案保护是档案管理工作的重要组成部分，本文分析了档案保护的特点、策略以及在保管与利用中保护档案的重要性和主要做法，为推动档案在保管与利用中的保护，确保档案实体与信息的安全探索新途径。

    关键词：档案保管；利用；档案保护 

    档案的安全保管和有效利用，是档案工作最基本的两项任务。档案的安全保管，关系到国家档案文献遗产和历史文化的长久传承，关系到国家核心信息资源的有效控制。只有在充分保障档案实体和档案信息绝对安全的前提下，档案事业的其他各项工作才能顺利开展。

    一、档案保护的特点

    档案保护是贯穿档案管理全流程的系统性工作，所有针对档案的活动或环节都要考虑档案保护的问题。随着新载体、新技术在档案工作中的大量应用，档案保护表现出越来越多的新特点：

    （一）涉及面广。档案保护不仅体现在档案从生成到利用全流程管理之中，并在馆库建设、档案缩微及数字化迁移、电子文件系统、灾害预防系统中都是必须要考虑的重要问题。

    （二）技术种类多。档案载体种类繁多，诸如纸质档案、照片档案、胶片档案、缩微品、磁带、硬盘、光盘、实物档案、钢丝录音等，而每种载体又有多种细类，所涉及的保护技术和手段纷繁复杂。

    （三）技术要求高。由于档案载体所具有的多样性，档案保护技术需要极为丰富的科学知识，包括物理、化学、生物、材料、信息、甚至历史、管理等诸多学科，同时还需要各种各样的专业技术。

    （四）难度大。档案种类多数量大，且具有唯一性、不可再生性，不容损坏。每一件档案存在着较大的差异性，对于新载体，更是缺少实用的、经验性的技术手段，档案保护难度不断加大。

    （五）创新与实践高度结合。档案保护的各种技术及管理问题需要更多的理论、技术创新，需要不断丰富档案保护的手段来提升档案保护的水平。

    二、档案保护的策略

    “以防为主，防治结合”的原则，是在长期的档案保护工作中总结出来的、符合档案物质运动客观规律的、在实际工作中普遍应用的、被实践证明行之有效的基本原则，也是档案保护工作的根本方法。结合目前档案不同的载体特点及技术特点，应采取积极而实际的策略，确保档案的长期安全。

    （一）档案保护包括对档案信息及载体的保护。载体寿命满足保管期限要求的，以档案实体保护为主；载体寿命不能满足保管期限要求的，以档案信息保护为主。

    （二）磁性载体（音像档案、影像档案、计算机磁带/磁盘）、光盘（电子文件、数字化档案）、脱离安全边际的纸质/照片/胶片等档案，由于其载体寿命不能满足保管期限的要求。对此类载体的保护以其档案的信息为保护重点，及时进行信息迁移，尽可能保存其原件及复制件；信息迁移的两个方向是缩微胶片和数字化存储，纸质、照片载体应首选缩微胶片，磁性载体、光盘选择数字化存储；数字化存储应制定长期的保管规划，定期对数据质量及载体、硬件、软件的适宜性进行考察评估，制定必要的迁移计划等措施。

    （三）重要档案资料必须有容灾备份制度。备份的主要形式是异地、异质备份。备份形式主要包括硬拷贝（复印件、复制件、缩微胶片）、数字备份以及信息系统备份。

    三、档案保管与利用中的保护

    档案在管理的所有环节都存在老化受损及遗失的可能，加强档案全过程保护是基础性工作，档案全过程保护包括档案形成过程保护、接收过程保护、整理过程保护、保管过程保护、利用过程保护。

    （一）档案保管过程保护

    保管是档案管理中时间最长的过程，应注意六个问题：一是分类保管。不同载体档案应保存于分类库房中，避免不同载体档案同库保存。档案资料容灾备份件与原件必须异地保存；二是监控检查。严格控制库房温湿度及空气质量，定期或不定期进行档案保管状况、库房卫生及安全隐患、虫霉鼠情等检查，新载体档案更要严格定期检查。发现档案有虫霉、破损、字迹褪变等老化受损及其他不利于保存的情况时，必须及时向保护部门报告；三是保持库房整洁。库房除档案及必需设备外，不得存放任何其他无关物品。库房每年须进行两次彻底的卫生清理，如使用湿法清理，必须向温湿度控制部门沟通；四是选择适宜的档案柜。珍贵档案要定制专用的档案柜保存，档案柜一般要密闭，磁性载体档案必须存贮在具有防磁功能的专用柜内，醋酸片基胶片、硝酸片基胶片应采取开放柜保存。档案柜应使用防火、防水、无腐蚀、无有害物质释放、表面光滑的材料制成；五是排列摆放。档案排放应避免相互挤压，大幅档案不应折叠，应尽量展开平放或卷成筒状摆放；磁带、胶卷应与卷轴垂直平放，照片档案应放入专用相册内，不能直接相互接触，重要档案资料应存放在高层（2层以上）库房；六是发现问题及时处理。

    （二）档案利用过程保护

    档案利用分为一般利用和档案展览。档案一般利用过程中要从以下三个方面做好档案的保护：一是提供复制件利用，档案原件封存，利用时只提供硬拷贝、数字化文件；二是严格控制原件利用，特殊情况需要利用档案原件的，应严格进行登记，为利用者提供干净的手套，不准使用书写工具。老化受损的原件应避免提供利用；三是档案利用应进行全程监控。档案展览过程中要从以下方面做好档案保护：一是应用仿真件展览，除非特殊情况，应使用仿真件供展出使用；二是原件展出，提供原件展出的，一般都是较为珍贵的档案。展出前应签订相关安全协议，展出中应要求使用专业展出装具，加强展示环境（主要是温湿度、光等）管理。

    在档案利用过程中，接触档案资料必须要有防护（鞋套、工作服、手套、口罩），处理虫霉档案资料应配备一次性防护品（手套、口罩、帽子），存放、处理档案资料的地方（库房、利用室、整理室、修复室等）严禁带入食品、饮料及其他易污染物。

    四、加强档案保护的几点建议

    档案保护是一项贯穿档案业务流程的重要工作，同时又是一门涉及学科及技术门类众多的技术工作。档案保护就是要保住档案工作之根本，建设档案安全体系必然要求加强档案保护的力度。

    加强档案保护还要高度重视专业技术的提高。目前，传统纸质档案的保护及抢救修复工作中仍然还有许多技术问题没有得到很好的解决，如去酸问题、修复过程中字迹的加固问题、揭粘问题等，一些新载体档案的保护及抢救技术更是急需研究，专业的保护修复设备设施缺乏，尤其是缺少现代化的、自动程度高的专业设备。

    加强档案保护还需要大力培养专业的技术人员。档案保护工作遇到的问题不尽相同，很多情况下都很难找到相似的试验品，这就要求档案保护人员应该有丰富的科学知识、全面的专业技能及深厚的实践经验。

    参考文献：

    [1]孙强等.信息安全管理：全球最佳实务与实施指南［M］.北京：清华大学出版社,2004。

    [2]宗文萍.档案信息安全保障体系建设研究[J].档案学通讯,2006.1

    [3]冯惠玲、王健.电子政务建设中的文件管理风险探析[J].电子政务，2005.4