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2020年07月22日 星期三
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关于新时代档案资源开发路径创新探讨

    常德市石门县第三中学 王碧玲 

    档案馆作为提供档案资料给整个社会利用的单位,保存的资料一般都是按照保存时间、收集的类别等作为类型划分依据,面向社会免费开放,提供信息查询服务。在当前经济发展背景之下不难看出:开发利用档案资源是一种颇具意义的研究内容,能够很好地促进档案体制的构建活动和为民服务。因此,创新新时代档案资源开发路径尤为必要。

    一、完善工作布局,构建保障体制

    1.档案室方面,分类整合分散的档案资源以便统一管理,尤其是一些立档单位的档案资源更应加以综合管理。2.档案馆方面,主要以“重质提数”作为指导思想。即一方面保证所收集到档案的数量,另一方面对档案资源质量作出足够的重视。3.档案本身方面,主要在于补充制度的健全化,最大程度上扩大信息资料收集范围,有效地整合社会上流散的档案资源。4.馆藏档案关系方面,主要在于保证其地位、种类间平衡性,提升征管专门性档案的力度,尤其要在民生档案方面加大征管力度。5.应充分保证博物馆、图书馆和专业档案馆等方面间的沟通密切性,充分提升其档案资源方面的共享程度。

    二、设立服务中心,构建查询体制

    如今,档案资源的“使用频率”在经济发展过程中已经日趋频繁化,先前的单一管理模式早已不再适合现代用户所需,故而作为档案管理部门,更应提升机制、档案利用方式等方面的创新力度,引进一系列现代科学技术——信息缩微技术的引入便是其中之一。

    目前,档案管理部门都有着一个显而易见的“共同问题”,即档案资源检索方面搜寻效率低、查找速度慢、部分单位还是人工检索等,有鉴于此,档案目录中心、科学检索工具体系两者的构建便成了档案部门的“重点活动内容”。为此,应充分结合科学技术,保证检索工具能够在编制准则范围内获得有效地开发,充分注重其在指导性、查找性、馆藏性等一系列层面的整体联系,同时也尽可能保证对档案资源所存放形式、内容特点等方面做出详尽的展现。在构建“档案目录管理中心”这一过程中,充分地提升在目录中汇聚信息实体这一方面的活动效率。由此来进一步实现有机共享档案资源资料这一目的。

    三、整合利用资源,提高共享价值

    第一,构建现代档案管理模式,形成有关的“资源管理中心”,借助于对资源的集中管理来形成“一站式”的服务平台,借助于其中的使用、查询、搜索等方面功能,保证开发档案资源的力度,充分加强利用档案资源的效率。除此之外,提升各种不同机构(包括社会部门)彼此间的横向合作密切程度,对社会整体资源作出必要的整合,形成更完整、更强大的资源库,充分利用社会档案资源。同时也可借助于网络社区、村居对室藏资源体系加以建立和完善,形成最准确的、最新的档案资源目录,由此来保证对信息的有效、快速获取。

    第二,针对时代发展过程中不同的部门所拥有的档案资源逐渐彼此独立的趋势,采取相应办法拉近不同档案管理组织彼此间距离,从而形成“网络化建设”档案资源的局面,由此来帮助社会资源更好地达到“各方共享”。

    第三,处理好资源安全、保密和档案资源利用二者间关系和创新与继承二者间关系。众所周知,档案资源管理有必要开展各种形式的创新,并借助于这些创新来提升对档案资源的聚合、提炼、收集能力,同时也构建起更智能、更便捷的档案资源管理系统,最终对不断更新档案资源的活动产生镀金作用,使之更有价值。

    四、研发高新技术,培育专业人才

    支持开发创新理论,对信息技术领域表现出的发展标准作出最大程度上的重视,如数据库构建、档案资源研发等都在此列。现实中一些档案开发利用人员专业素养不高,缺乏足够的专业知识,造成档案信息资源开发利用水平不高。加快人才队伍建设培育专业人才刻不容缓。

    总而言之,档案资源是宝贵的财富,对单位长期发展有重要意义。档案资源涵盖了大量的有价值的信息。因此,档案管理人员应优化档案资源,挖掘有价值的信息,通过进一步的开发和利用,提高档案管理水平。制定明确的目标,完善规章制度,建立信息共享平台。促进档案资源的整合和利用优化,充分发挥档案资源的功能。

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